অনলাইন মিটিংয়ের কিছু টিপস (জেনে নিন ১০ টি শিষ্টাচার)

গত বছরের ফেব্রুয়ারী থেকে বাংলাদেশে করোনার প্রকোপ বৃদ্ধির কারণে সারা বাংলাদেশে লকডাউন শুরু হয়। কর্মজীবী মানুষের গৃহবন্দী জীবন তখন থেকে শুরু। গৃহবন্দী থাকলেও তাই বলে কাজ কর্ম তো আর বন্ধ রাখা যায় না। যার ফলে মানুষের পেশাদারিত্বে বা কাজকর্ম কিছুটা পরিবর্তন ঘটিয়েছে। এর পরে অফিস ঠিক ভাবে খুলে যাবার পরেও তার কিছু রেশ আমাদের মাঝে রয়েই গেলো। মহামারীর এই সময়ে লকডাউনে পুরো দেশ যখন স্থবির তখনও অনেক প্রতিস্টানে কাজ কর্ম চলেছে পুরো দস্তুর। অনলাইন বা ভিডিও কলের মাধ্যমে মিটিংয়ের ধারনাটি সর্বাত্মক প্রচলন শুরু হই। 

শিক্ষা, ব্যবসা-বাণিজ্য, চাকুরী অনেক কিছু চলছে অনলাইন মিটিংয়ের মাধ্যমে। এর মধ্যে প্রচুর জনপ্রিয়তা পেয়েছে অনলাইন মিটিংয়ের জন্য বিভিন্ন ধরনের সফটওয়ার এবং অ্যাপস। এর মধ্যে আমরা এই সব ব্যবহারে অবস্থ হয়ে গেলেও এর পরিপূর্ণ শিষ্টাচার আমাদের অনেকের মাঝে এখনো অজানা। 

অনলাইন মিটিংয়ের কিছু টিপস:

চলুন দেখা নেওয়া যাক অনলাইন মিটিংয়ের ১০ টি শিষ্টাচার বা টিপস যা আপনাকে আরও প্রডাক্টিভ এবং স্মার্ট করে তুলবে। 

১. চার্জ: 

ধরুন আপনার মিটিংয়ের সময় সকল ১১ টায়, এখন ১০ টা বেজে ২ মিনিট। চট করে আপনার ডিভাইস গুলোকে চার্জে লাগিয়ে দিন। আপনি লেপটপ কিংবা মোবাইল যে ডিভাইসেই মিটিংয়ে অংশগ্রহন করেন না কেন, এটিকে ঠিক মত চার্জ দিয়ে নিন মিটিংয়ের পূর্বে। 

২. ব্যান্ডউইথঃ 

ইন্টারনেটে সমস্যা ব্যাপারটার সাথে আমরা সবাই পরিচিত। অনেক সময় দেখা যায় গুরুত্ব পূর্ণ কোন কাজের সময় হুট করে ইন্টারনেট চলে গিয়েছে অথবা স্পিড কমে গিয়েছে। এক্ষেত্রে আমাদের কিছু সময় অপেক্ষা করতে হয়। কিন্তু মিটিং চলাকালীন সময়ে ইন্টারনেটের এ প্রকার বিভ্রাট সত্যিই বিব্রতকর। এজন্য আপনার ISP প্রভাইডারের সাথে কথা বলুন এবং সম্ভব হলে স্পিড বাড়িয়ে নিন। 

ISP প্রভাইডারদের উপর পূর্ণ ভরসা না রেখে আপনার গুরুত্ব পূর্ণ মিটিংয়ের গুরুত্ব বাড়াতে মোবাইলে ডাটাপ্যাক রাখতে পারেন। যারে করে জরুরী মুহূর্তে ডাটা ব্যবহার করে কাজ সেরে নেওয়া যায়। 

৩.  হাতের কাছে রাখুন প্রয়োজনীয় ডুকুমেন্টঃ 

অনলাইন মিটিংয়ের আগেই প্রয়োজনীয় প্রেজেন্টেশন ও ডকুমেন্টগুলো নিজের ল্যাপটপে খুলে রাখুন। মোবাইলে যেগুলো রাখা সম্ভব সেগুলো মোবাইল রাখুন। অনেক সময় দেখা যায় জরুরী আলাপ-আলোচনার সময় কেউ তার ল্যাপটপের ডিরেক্টরিতে ফাইল খুঁজছেন। এটা বেশ বিব্রতকর ব্যাপার।  

৪. মিটিংয়ের প্লাটফর্মকে জানুন: 

কত সময় দেখা যায় স্মার্ট ব্যক্তিরাও Zoom বা  Google Meet এ অনলাইন মিটিংয়ের সময় কি করে নিজের স্ক্রিন শেয়ার করতে হয় বা চ্যাট বা হাত তুলে প্রশ্ন করতে হয় তা ঠিক মত জানেন না।  তাই এই প্লাটফর্মগুলোর  প্রাথমিক প্রয়োগ কৌশল জেনে রাখা খুবই প্রয়োজন।  

৫.পোশাক: 

পরিচ্ছন্ন ও পরিপাটি পোষাক আমাদের জন্য অত্যান্ত গুরুত্বপূর্ণ। শুধু অনলাইন-অফলাইন মিটিং চাড়াও বাস্তব জীবনের সাথেও পোশাক–পরিচ্ছদ জড়িত। 

তাই সামনে সামনি মিটিং এ যে পোশাক পরে থাকেন, অনলাইন মিটিংয়েও একই ভাবে পোশাক পরবেন।  শুধু বাড়িতে থাকার কারণে জুতো-মোজা না পরে থাকলেও চলবে।  

৬. পরিচ্ছন্ন পটভূমি(ব্যাকগ্রাউন্ড): 

অনলাইন মিটিং, প্রেজেন্টেশন কিংবা ইন্টারভিউ - অপরিচ্ছন্ন ব্যাকগ্রাউন্ড অন্য অংশগ্রহণকারীদের মনে নেতিবাচক প্রভাব ফেলে।  সিম্পল, প্লেইন ব্যাকগ্রাউন্ড ভালো। যথাসম্ভব সাদা ব্যাকগ্রাউন্ড রাখার চেষ্টা করুন, এতে করে আপনার রুমের আলো বেশী ফুটবে। মিটিং এ  অংশগ্রহণকারিদের ফোকাস আপনার দিকে থাকবে। ব্যাকগ্রাউন্ড আপনার ব্যক্তিত্বকে বাড়িয়ে তোলে, যেমন পিছনে বইয়ের তাকও থাকতে পারে।

৭. আলো: 

মিটিংয়ে সবার পূর্বে আলো ঠিক করে বসবেন। পিছনের দিকে আলো রেখে বসবেন না। খেয়াল রাখবেন আলো জেনো সব সময় আপনার সামনের দিকে থাকে। এতে করে মিটিংয়ে আপনাকে পুরো ক্লিয়ার দেখা যাবে। সম্ভব হলে দিনের বেলায় জানালার পাশে বসুন এতে করে প্রকৃতির আলোকে নিজেকে প্রকাশ করতে পারবেন। 

৮. শুচিবায়ু পরিহারঃ 

অনেকেই আছেন দাত দিয়ে নখ কাটা, নাক চুলকানো, এগুলো মত বেশ কিছু সমস্যা আছে, এগুলোকে শুচিবায়ু বলে। এগুলো অবশ্যই পরিহার করতে হবে। 

৯. ক্যামেরা ও চোখ:

ডিভাইসটি এমন জায়গায় সেট করুন যাতে ক্যামেরা আপনার চোখের লেভেলে থাকে। এতে করে আপনার বক্তব্য আপনি আত্মবিশ্বাসের সাথে দিতে পারেন।

১০. অনলাইন শিষ্টাচার: 

অনলাইনে আপনি যখন কথা বলছেন না তখন আপনার মাইক বন্ধ রাখুন।  একসঙ্গে এক জনের বেশি কথা বলবেন না। কোনো প্রশ্ন থাকলে বা কিছু বলতে চাইলে অনলাইন প্লাটফর্মের (Zoom) হাত তোলার বা চ্যাট -এর অপশনগুলো দিয়ে বক্তা বা সঞ্চালোকের দৃষ্টি আকর্ষণ করুন।  কথা বলার সময় শব্দ গুলো স্পষ্ট বলুন যাতে করে স্রোতার বুজতে সমস্যা না হয়। 

- ঘরে বসে স্বাস্থ্যসেবার সব রকম সাপোর্ট পেতে ইন্সটল করুন সেবাঘর অ্যাপ।

বর্তমান পরিস্থিতিতে অনলাইন মিটিংয়ের প্রয়োজনীয়তা বেড়ে যাচ্ছে। আশা করি আমরা এসমস্ত শিষ্টাচার গুলো মেনে চলার চেষ্টা করবো এবং মিটিংকে আরও অর্থবহ করবো।